Le riunioni sono una costante della vita lavorativa: si discutono nuove iniziative, si fa brainstorming, si raccolgono feedback o si cerca la soluzione a un problema.

Ilcontatto diretto con i colleghi è essenziale per costruire buoni rapporti e permettere a nuove idee di germogliare durante il confronto.

Eppure il modello tradizionale di riunione presenta due limiti importanti che una pratica nata da un’idea antica prova a superare portando le persone fuori, all’aria aperta, in movimento.

Due problemi delle riunioni tradizionali

Il primo problema riguarda la salute.

Le riunioni classiche implicano lo stare seduti attorno a un tavolo, al chiuso e sotto luci artificiali, aggiungendosi al tempo che già trascorriamo seduti alla scrivania tra e-mail, telefonate e relazioni da scrivere.

Un rapporto del 2016 dell’American Heart Association ha indicato che il comportamento sedentario può aumentare il rischio di malattie cardiovascolari e diabete, e contribuire a tassi di mortalità superiori alla media.

Walking Meeting – Foto Getty Images

Una meta-analisi globale del 2015, che ha esaminato 47 tra articoli e rapporti, ha confermato il legame tra tempo trascorso da seduti e cattiva salute.

Il secondo problema è l’efficacia.

Le riunioni in stile consiglio di amministrazione non sono sempre il modo migliore per discutere una questione: i partecipanti si stancano se gli incontri si protraggono troppo, si disimpegnano facilmente da ciò che viene detto, oppure se ne vanno con la sensazione che si sia deciso poco.

Per rimettere le persone in piedi molte organizzazioni hanno introdotto riunioni in piedi e scrivanie regolabili. Alcune sono andate oltre, tenendo gli incontri in movimento.

Un’idea antica che torna attuale

Il concetto è noto da secoli: si racconta che Aristotele camminasse mentre insegnava ai suoi studenti.

In epoca recente la pratica ha trovato estimatori di rilievo: l’ex capo di Apple Steve Jobs era noto per il suo amore per i walking meeting, e tra i grandi sostenitori figurano anche Mark Zuckerberg di Meta e Jack Dorsey di Twitter.

Per un responsabile di team, organizzare riunioni in cammino può significare ottenere di più dai collaboratori e fare loro un grande favore in termini di salute.

Che cos’è un walking meeting

Un walking meeting, traducibile come riunione in cammino, è esattamente ciò che il nome suggerisce: un incontro che si svolge mentre i partecipanti camminano.

Può ridursi a pochi minuti di “camminata e conversazione” con un collega mentre ci si sposta in un’altra parte dell’edificio, oppure prendere la forma di una passeggiata più strutturata di 20 minuti nel parco, durante la quale due o tre persone fanno brainstorming o affrontano un problema.

I vantaggi del walk and talk

Per restare in salute, le linee guida statunitensi sull’attività fisica raccomandano almeno 150 minuti di attività moderata e intensa a settimana, come camminare a ritmo sostenuto.

Una riunione a piedi di 30 minuti al giorno aiuta le persone a raggiungere questo obiettivo, con benefici a lungo termine.

Chi ha sperimentato la pratica fa anche un calcolo concreto: trasformare due riunioni quotidiane da 30 minuti in walking meeting significa accumulare cinque ore di esercizio aerobico a settimana, il doppio di quanto raccomandato dai Centri statunitensi per il controllo delle malattie.

Ne traggono giovamento anche la salute mentale e il benessere.

Walking Meeting – Foto Getty Images

Studi dimostrano che l’esercizio regolare aiuta a ridurre l’ansia e ad aumentare la tolleranza allo stress.

La combinazione tra contatto con la natura, luce diurna e movimento è un ottimo antistress, e l’esposizione alla luce naturale favorisce la produzione di sostanze benefiche come serotonina e vitamina D.

C’è poi il beneficio sulla creatività.

Una ricerca dell’American Psychological Association mostra che camminare migliora creatività e produttività: secondo i neuroscienziati, il movimento aumenta il flusso di sangue al cervello e aiuta a esprimere le idee con maggiore fluidità.

Fuori dall’ufficio cadono anche le formalità. Le persone pensano più liberamente e sviluppano relazioni più solide tra loro.

Come osserva Chris Kay, direttore della sede di Los Angeles dell’agenzia pubblicitaria 72andSunny, camminare “abbatte una barriera”: diventa una conversazione personale, in cui si resta connessi anche quando il discorso è aperto, onesto o intenso.

Lo stesso Kay racconta di preferire i colloqui con i candidati durante una camminata, perché la minore formalità favorisce uno scambio più aperto.

Cosa valutare prima di organizzarlo

Per un walking meeting non servono attrezzature speciali, oltre a un buon paio di scarpe e a un abbigliamento adatto al meteo.

Servono però uno spazio sicuro e partecipanti in grado e desiderosi di affrontare il percorso.

Vanno poi considerate le risorse necessarie, come eventuali rinfreschi, carta e penna, e il livello di riservatezza dell’incontro: chi deve essere presente, chi potrebbe trovarsi nelle vicinanze e chi potrebbe ascoltare.

Anche il rumore è un fattore, perché il chiacchiericcio di un corridoio affollato rende più difficile comunicare, così come la capacità di condurre la riunione in modo efficace fuori dall’ambiente formale della sala.

È quindi fondamentale riflettere con attenzione sullo scopo dell’incontro prima di adottare questo approccio.

La pratica funziona meglio per esplorare possibili soluzioni a un problema, fare brainstorming o confrontarsi su decisioni.

Se sono necessari una lavagna o altri strumenti, può essere preferibile camminare per stimolare la discussione e poi tornare in sala per mettere tutto per iscritto.

Un’avvertenza riguarda chi lavora da remoto: se non può essere coinvolto, oltre a perdere il suo contributo rischia di sentirsi escluso dal processo decisionale.

Sarà necessario consultarlo prima di prendere decisioni definitive, così che possa partecipare.

Quattro passaggi per una riunione in cammino efficace

1) Pianificare con cura

Va preparata un’agenda, tenendo presente che il walk and talk è ottimo per generare idee o risolvere problemi, ma non è l’opzione migliore per discutere gli ultimi dati di vendita.

Il percorso va scelto in modo sicuro e proporzionato alla durata prevista: di norma 15-30 minuti sono l’ideale.

Beth Kanter, esperta di social media e non profit tra le sostenitrici della pratica, suggerisce di tracciare itinerari della durata tipica degli slot in calendario, da 15 a 60 minuti, evitando le aree rumorose o affollate.

A volte aiuta avere una meta, perché chi è incerto è più disposto a “camminare per andare a prendere un caffè” che a camminare senza scopo.

Le risorse vanno ridotte al minimo, ma conviene portare un blocco note o usare il registratore vocale del telefono per annotare le idee importanti. Se la passeggiata è all’aperto, è utile controllare il meteo e tenere pronto un percorso alternativo al chiuso.

Il numero dei partecipanti andrebbe limitato a non più di tre o quattro persone: con gruppi piccoli è più facile per tutti contribuire.

I gruppi più numerosi tendono a frammentarsi in sottogruppi di due o tre, con il rischio che le idee non vengano discusse a fondo.

In alcuni casi, però, questa dinamica può rivelarsi utile: un team numeroso può dividersi in sottogruppi durante la camminata e confrontarsi poi insieme in ufficio.

Va infine ricordato che le persone hanno livelli di forma fisica diversi e che eventuali esigenze particolari vanno previste, scegliendo ad esempio un percorso pianeggiante per chi fa fatica con le salite.

2) Avvisare i partecipanti in anticipo

Un walking meeting non va imposto all’ultimo minuto.

Conviene inviare alcuni gentili promemoria via e-mail nei giorni precedenti, così che ciascuno abbia il tempo di prepararsi con scarpe comode e abbigliamento adeguato: l’incontro non riesce se le persone hanno freddo o provano fastidio.

3) Mantenerlo breve e mirato

Fuori dall’ambiente abituale può essere facile divagare o lasciarsi distrarre da ciò che circonda.

Per far prendere sul serio l’incontro conviene attenersi all’agenda, invitare i partecipanti a essere concisi e annotare ciò che conta.

Il passo va tenuto comodo per tutti: l’obiettivo è una piacevole camminata, non una marcia da primato, anche perché di solito si indossano abiti da lavoro.

Si può prevedere una sosta per un caffè, uno spuntino leggero o anche solo per godere di un bel panorama, così da ricaricare la creatività, preferendo per concentrazione e salute alimenti non troppo calorici.

4) Dare un seguito

È importante dare seguito a quanto deciso durante la camminata, così che i colleghi percepiscano questi incontri come preziosi.

Vanno forniti aggiornamenti regolari sulle modifiche eventualmente introdotte come risultato dell’esperienza.

Un passo nella direzione giusta

I walking meeting possono rafforzare creatività, relazioni e salute fisica e mentale, contribuendo a contrastare i problemi legati a una vita troppo sedentaria.

Sono adatti soprattutto alla discussione generale e al brainstorming, generano idee da sviluppare in un secondo momento, sono facili da organizzare e non richiedono attrezzature particolari.

La loro atmosfera informale rende le persone più sintetiche, energiche e coinvolte.

Per chi conosce il valore del camminare, è la conferma che mettere un piede davanti all’altro resta uno dei modi più semplici per pensare meglio.

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